|
Делопроизводственное обеспечение управления персоналом
Целью делопроизводственного обеспечения ресторана является своевременное оформление и передача в другие подразделения всех документов, касающихся персонала.
Поэтому практически вся работа ресторана зависит от того, насколько успешно:
•обрабатываются поступающие документы;
•доводятся соответствующие приказы и распоряжения до персонала;
•регистрируются, учитываются и хранятся документы по персоналу;
•копируются и распределяются среди сотрудников инструкции и указания;
•осуществляется контроль исполнения инструкций;
•происходит передача документов конкретным исполнителям.
Вот почему так важно назначить персонально ответственного специалиста по работе с документами.
Несмотря на то, что существуют государственные стандарты оформления документов, на практике в ресторанах все делопроизводство строится без всякой системы. Такое легкомысленное отношение, очевидное пренебрежение к делопроизводству ведут к неприятностям как юридического, так и служебного характера.
Перечень обязательных к исполнению документов по персоналу:
•личные дела сотрудников;
•личные карточки (форма Т-2);
•трудовые книжки;
•медицинские книжки;
•приказы по кадровым вопросам;
•учебный план повышения квалификации;
•данные по текучести кадров;
•график отпусков;
•список резерва;
•штатное расписание с учетом вакансий;
•табели учета рабочего времени;
•трудовые договоры (контракты);
•график аттестации сотрудников;
•должностные инструкции сотрудников;
•правила внутреннего распорядка;
•журналы регистрации трудовых и медицинских книжек, пропусков, выданных справок.
Оформлять и постоянно пополнять такое число документов - весьма трудоемкая работа, требующая много времени. Но в современных условиях и при правильной организации труда ее можно значительно упростить. Разработаны специальные компьютерные программы, позволяющие создавать единую базу информации по всему персоналу, на основе которой можно формировать различные документы, тем самым, экономя время и силы.
Так, широко известная программа "1-С", которая применяется многими предприятиями для ведения бухгалтерского учета, параллельно может быть использована и для кадрового учета. С помощью этой же программы можно подготавливать трудоемкие, но обязательные для государственных проверяющих органов статистические отчеты, информацию об имеющихся вакансиях, текучести кадров. Поэтому наиболее экономичным является такая организация делопроизводства, когда на бумажных носителях находится не более 50-60 процентов всего объема информации.
Разберем принципы оформления этих обязательных документов.
Личное дело сотрудника - содержит полную информацию о самом работнике и его трудовой деятельности. Целесообразнее на каждого сотрудника завести отдельную папку, в которой будут собираться как первичная информация, так и текущие документы. Все сведения, носящие частный характер (религиозная принадлежность, имущественные и другие приобретения), в личные дела не заносятся. Первоначально в личное дело вносятся информация о прохождении собеседования, стажировки, зачислении сотрудника в штат, анкета, копии документов об образовании, характеристик и рекомендательных писем с предыдущих мест работы, результаты тестирования. В дальнейшем в личное дело вносятся сведения о стажировках, обучении, аттестации, копии приказов о премировании и взыскании, для материально ответственных лиц копии актов инвентаризаций и проверок.
Личная карточка (форма Т-2) - это единый документ на 4 страницах, в котором содержится перечень вопросов по автобиографии и трудовой деятельности, при его заполнении необходимы личные документы - паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании, свидетельство пенсионного страхования, ИНН, копии свидетельств о рождении детей (если они есть), личная фотография. Личная карточка уволенного сотрудника хранится в организации пять лет, после чего передается в государственный архив. Используется личная карточка для восстановления сведений о трудовой деятельности работников.
Трудовая книжка - пока еще является единственным официальным документом, подтверждающим как сам факт трудовой деятельности работника, так и его конкретную квалификацию. В период 1990-1997 годов многие коммерческие структуры вообще не вносили информацию о проработанном времени своим сотрудникам, не оформляли официально трудовые отношения. Сейчас такая практика крайне редка. Все больше коммерческих структур, в том числе и в ресторанном бизнесе, предпочитают официально оформленные трудовые отношения. В связи с этим требования к оформлению трудовых книжек в настоящее время более жесткие. Порядок ведения трудовой книжки работника прописан в КЗОТе и постановлением Госкомтруда "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек" и является единственно верным. Не допускаются исправления и помарки, каждое сделанное исправление подтверждается печатью и подписью руководителя. Важным и часто спорным моментом является занесение даты увольнения сотрудника. Последний день его фактической работы и есть дата увольнения. Если работник просит выдать трудовую книжку на руки для оформления каких-либо документов, например загранпаспорта, сотрудник кадровой службы берет с него расписку либо готовит копию трудовой книжки, заверяя ее печатью и подписью.
Медицинская книжка - один из специфических документов работников ресторанного бизнеса. Прямой контакт с продуктами питания, посудой, столовым бельем предполагает постоянный контроль за физическим здоровьем сотрудников. Работник оформляет медицинскую книжку самостоятельно на основании направления, выданного службой персонала.
В медицинской книжке обязательно должны быть фотография владельца, фамилия, печать медицинского учреждения, имеющего право на выдачу медицинских книжек. Работникам производственных цехов, зала и продуктовых складов необходимо иметь подтверждение о прохождении следующих процедур:
заключение терапевта (с.5 - ежегодно и при поступлении на новое место работы);
флюорография (с.15 - ежегодно);
заключение о бактериологических исследованиях и результаты анализов крови на брюшной тиф (с.17 - ежегодно и при поступлении на новое место работы);
заключение из кожно-венерологического диспансера (с. 19 - один раз в полгода);
результаты анализов на гельминтозы (с.21 - ежегодно и при поступлении на новое место работы);
сведения о сделанной прививке от дифтерита (с.22 - один раз в 10 лет);
результат об экзамене на санитарный минимум (с.23 - один раз в два года).
При выдаче сотруднику медицинской книжки на руки делается соответствующая запись в специальном журнале. При отсутствии медицинской книжки у сотрудника допуск его к работе запрещен законом. Ответственность за соблюдение этих норм лежит как на работнике службы персонала, так и на руководителе ресторана.
Приказы по кадровым вопросам ведутся отдельно от общего делопроизводства организации, имеют свою нумерацию, регистрируются в особом журнале, оформляются на бланках организации. Формулировка кадровых приказов должна быть краткой и лаконичной. Главным является само распоряжение: "ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ" и т.п., указывается дата и при необходимости срок исполнения. Для экономии времени могут формироваться сводные кадровые приказы о нескольких сотрудниках. Приказ согласовывается с главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения, самим работником, помянутым в приказе, и утверждается директором ресторана.
Учебный план повышения квалификации - важная составляющая в работе службы персонала и относится к плановым документам. План согласовывается с руководителями подразделений, главным бухгалтером и директором. Такой план оптимально следует составлять на период от полугода до календарного года.
Данные по текучести кадров - один из факторов, позволяющих сделать анализ движения персонала. Коэффициент текучести подсчитывается ежеквартально, анализируются причины увольнения сотрудников, движение их по подразделениям ресторана. Коэффициент текучести кадров определяется по формуле:
К= Р/р х 100,
где К - коэффициент текучести;
Р - численность работников, уволенных по причинам текучести;
р - среднесписочная численность работников.
Необходимо выделять активную текучесть, вызванную неудовлетворенностью работником условиями труда, уровнем оплаты, психологическим климатом в коллективе. Увольнения работников по инициативе администрации, вызванные низким уровнем квалификации, недостаточным усердием и дисциплинированностью, систематическим невыполнением должностных обязанностей, определяют пассивную текучесть.
График отпусков - составляется в начале календарного года на том основании, что по действующему законодательству работник имеет право на ежегодный отпуск, отработав определенное число месяцев на одном предприятии. Для менеджера по персоналу - это рабочий документ, на основании которого прогнозируется перераспределение трудовых ресурсов на период отпуска, решается вопрос о замещении руководителя, принимается решение о привлечении сезонных работников, внештатных сотрудников.
Список резерва - необходимый документ кадрового планирования.
Штатное расписание (с учетом вакансий) - документ, содержащий всю информацию о количестве подразделений, числе и наименовании должностей, ставках заработной платы, персональных надбавках. Оно согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем ресторана. Таким образом, штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы.
Табели учета рабочего времени - оперативные и текущие документы, на основании которых делается расчет заработной платы. Здесь особую специфику представляет многосменность работы персонала в ресторане, работа в ночные и вечерние часы, при выполнении квот - особый режим работы несовершеннолетних и инвалидов с сокращенным рабочим днем, запрещением на работу в ночное время и в выходные дни.
Трудовые договоры (контракты) . В разделе "Образцы кадровых документов" дается типовой трудовой договор (контракт). Он является соглашением между работником и администрацией на выполнение определенных обязанностей по специальности, квалификации и соблюдению правил внутреннего распорядка. По КЗОТу трудовой договор должен заключаться в письменной форме и иметь все необходимые реквизиты обеих сторон, закрепляться печатью ресторана и подписями руководителя и работника.
График аттестации сотрудников - плановая документация. Составляется на основании законодательных актов о проведении аттестации не чаще, чем один раз в год. Согласовывается с руководителями подразделений и руководителем ресторана.
Должностная инструкция работника - содержит основные требования, предъявляемые к должности. Это нормативный документ, в котором расписаны функции, права и обязанности работника, определена его ответственность. Должностная инструкция является основой для заключения трудового договора.
Правила внутреннего распорядка - отражают общие принципы взаимодействия сотрудников в ресторане, определяют понятия трудовой дисциплины, личную ответственность работников за совершенные нарушения.
Журналы регистрации трудовых и медицинских книжек, пропусков, выданных справок - документы, в которых ведется учет приказов по персоналу, учет движения трудовых и медицинских книжек. Журналы регистрации обязательно должны вестись и храниться в организации, а после определенного срока подлежат сдаче в государственный архив.
Смотрите также:
|
